Conditions générales de service

‍ Olima · Version 1.0 · En vigueur à partir de juin 2026

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En bref, Olima est un service d'aide aux familles innovant, assuré par un assistant humain dédié, basé à Bruxelles. L'abonnement est mensuel, payable d'avance, et vous pouvez y mettre fin quand vous le souhaitez. Le travail est comptabilisé en « points de tâche », et non en heures.

Ce résumé a pour but de vous aider à lire la suite. Ce sont les sections ci-dessous qui font autorité.

1. Qui sommes-nous ?

• Nom de l'entreprise : Olima

• Numéro d'entreprise (BCE/KBO) : 1038.081.132

• Siège social : Avenue Chantecler 2a, Braine-l'Alleud, Belgique

• E-mail : hello@o-lima.com · Site web : o-lima.com

‍ ‍Olima est désignée ci-après par les termes « Olima », « nous » ou « notre ». La personne ou le foyer qui s'abonne est désigné par les termes « la famille » ou « vous ».

2. Champ d'application des présentes conditions

2.1 Les présentes conditions générales s'appliquent à tout abonnement au service Olima souscrit par un consommateur, qu'il ait été commandé sur o-lima.com, par e-mail ou par tout autre moyen.

2.2 En cochant la case d'acceptation avant le paiement, ou en confirmant votre commande de toute autre manière, vous reconnaissez avoir lu et accepté les présentes conditions générales. Celles-ci vous sont également envoyées avec la confirmation de votre commande, afin que vous en conserviez une copie.

2.3 Certaines familles adhèrent dans le cadre d'un partenariat ou d'un programme spécifique — par exemple « The Nine Member Advantage » ou le programme « Founding Families ». Chaque programme dispose de ses propres conditions générales, publiées sur une page dédiée et à lire conjointement avec les présentes. En cas de divergence entre les deux, les conditions du programme prévalent, mais uniquement sur les points qu'elles couvrent effectivement (généralement le tarif et le premier mois).

2.4 Nous pouvons modifier les présentes conditions. L'article 12 explique comment.

3. Le service

3.1 Qu'est-ce qu'Olima ?‍ ‍

Olima est un service intelligent d'aide aux familles : un assistant humain dédié, soutenu par des outils d'organisation, qui travaille à distance pour alléger la charge mentale liée à la gestion d'une famille. Chaque demande est traitée par une personne qui connaît votre famille — jamais par un robot.

3.2 Ce que comprend une formule

Chaque formule vous offre un budget mensuel de points de tâches. Les formules, leurs budgets en points et les tarifs en vigueur sont ceux affichés sur o-lima.com au moment de votre commande :

Forfait mensuel Budget en pointsApproximatif Starter 7 points de tâche environ 5 à 7 tâches Standard 10 points de tâche environ 7 à 10 tâches Premium 16 points de tâche environ 11 à 16 tâches

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3.3 Comment les tâches sont-elles comptabilisées ?

Olima fonctionne par tâches, et non par heures. Chaque demande est comptabilisée en points, en fonction de son importance :

• Petit — 1 point. Une seule action rapide : prendre rendez-vous, réserver une table, commander un cadeau.

• Niveau moyen — 2 points. Recherche et comparaison : trouver un centre de vacances, changer de prestataire, coordonner une réparation.

• Grand — 3 points ou plus. Un projet complet : planifier des vacances de A à Z, organiser une fête, rechercher et présélectionner des candidats.

Le volume de chaque demande vous est confirmé dès sa réception, avant le début des travaux. Un mois comprenant un projet d'envergure comporte donc moins de petites tâches, ce qui est tout à fait normal.

Les points non utilisés ne sont pas reportés d’un mois à l’autre. Les demandes reçues mais dont le traitement n’a pas encore commencé sont reportées et traitées en priorité le mois suivant.

3.4 Normes de service‍ ‍

• Un récapitulatif hebdomadaire envoyé tous les vendredis.

• Disponible via WhatsApp ou par e-mail — réponse sous 24 heures ouvrées.

• Suivi de l'avancement de chaque demande.

• Un relevé hebdomadaire indiquant le nombre de points restants sur votre forfait, pour que vous sachiez toujours où vous en êtes.

3.5 Ce que le service ne comprend pas

• Achats, paiements ou réservations effectués sans votre accord explicite.

• Tâches urgentes en dehors des jours ouvrables (du lundi au vendredi). Il n'y a pas de ligne d'urgence ni d'assistance disponible 24 h/24 et 7 j/7.

• Garde d'enfants, services à domicile en présentiel ou toute autre intervention sur place. Olima n'est ni une nounou, ni une femme de ménage, ni un service d'aide à domicile.

• Conseils juridiques, médicaux, fiscaux ou financiers. Nous pouvons vous aider à trouver, comparer et coordonner des professionnels ; nous ne nous substituons pas à eux.

3.6 Notre garantie

Toute demande entrant dans le cadre de votre budget mensuel de points fait l'objet d'un accusé de réception et est traitée dans les 48 heures ouvrables suivant sa réception. Les demandes dépassant ce budget sont traitées conformément aux dispositions du paragraphe 3.7.

Pour les tâches de moyenne et grande envergure, une date d'achèvement est convenue avec vous dès le début de la tâche, car celles-ci dépendent de tiers dont nous ne maîtrisons pas les délais.

Si nous ne respectons pas une date d'achèvement convenue pour une raison qui relève de notre responsabilité, les points utilisés pour cette tâche vous seront recrédités sur votre forfait. Si cela se produit trois fois au cours d'un même mois, le mois suivant sera gratuit.

3.7 Si vous dépassez le plafond de votre forfait au cours d'un mois donné

Les demandes dépassant le budget mensuel de points sont enregistrées et traitées dès le début du mois suivant, dans l'ordre de leur réception. Aucune demande n'est perdue.

Si une demande ne peut pas attendre, nous pouvons la traiter en dehors du forfait, au tarif de 75 € par heure, facturé en fonction du temps effectivement passé, et uniquement avec votre accord préalable pour cette demande spécifique.

Si vous dépassez régulièrement le plafond prévu par votre forfait, nous vous proposerons de passer au forfait supérieur, qui est généralement plus avantageux que la facturation à l'heure.

4. Ce que nous attendons de vous

Pour que le service puisse fonctionner, vous vous engagez à :

• Veuillez remplir le formulaire d'admission dans les 48 heures suivant sa réception.

• Répondez à nos questions dans un délai raisonnable — 48 heures ouvrées.

• Fournissez-nous des informations exactes et complètes, et prévenez-nous dès qu'elles changent.

• Utilisez ce service régulièrement et uniquement à des fins licites.

• Prévenez-nous dès qu'un problème survient, plutôt que d'attendre la fin du mois.

• Ne partagez pas votre accès au service, ni les avantages qui y sont liés, avec des personnes ne faisant pas partie de votre foyer.

Un bref questionnaire de satisfaction à la fin de chaque mois, ainsi que tout témoignage, sont facultatifs et ne constituent en aucun cas une condition pour bénéficier du service.

5. Commande et date de début du contrat‍ ‍

5.1 Avant de procéder au paiement, les principales caractéristiques du service, le montant total à payer, la fréquence de facturation, la durée du contrat, les modalités de résiliation ainsi que les présentes conditions générales vous sont présentées. Le bouton de commande indique clairement que la passation de la commande entraîne une obligation de paiement.

5.2 Le contrat est conclu dès que nous confirmons votre commande par e-mail. Cette confirmation est envoyée sur un support durable et comprend les présentes conditions générales, la formule choisie, le prix et le modèle de formulaire de rétractation.

5.3 Les travaux commencent dès réception du formulaire d'inscription dûment rempli et dès que le premier paiement a été effectué.

6. Tarifs et paiement‍ ‍

6.1 Prix. Les prix applicables sont ceux affichés sur o-lima.com au moment où vous passez votre commande. Le prix indiqué correspond au montant final à payer — aucun supplément n'y est ajouté. Le tarif de chaque programme (voir 2.3) est indiqué sur la page dédiée à ce programme.

6.2 Premier mois. Le premier mois coûte 100 € pour tester le service, sans engagement, et comprend 7 points de tâches.

6.3 Abonnement. Si vous poursuivez votre abonnement après le premier mois, la formule que vous avez choisie est configurée sous forme d’abonnement mensuel. L’abonnement prend effet le jour où vous le confirmez, et le même montant est prélevé automatiquement ce même jour chaque mois, à l’avance pour le mois concerné. Il n’y a pas de date calendaire distincte à convenir : le jour de facturation correspond simplement au jour où l’abonnement commence.

6.4 Reçus. Un reçu est émis automatiquement pour chaque paiement.

6.5 Échecs de paiement. En cas d'échec d'un paiement, nous vous en informons et le traitement est suspendu jusqu'à ce que le paiement soit effectué.

6.6 Retard de paiement. Si un montant reste impayé, nous vous envoyons dans un premier temps un rappel gratuit. Vous disposez alors d’au moins 14 jours calendaires à compter de ce rappel avant que des intérêts ou une indemnité ne puissent vous être facturés. Passé ce délai, des intérêts au taux légal et une indemnité forfaitaire peuvent s’appliquer, dans les limites fixées par le livre XIX du Code de droit économique belge : 20 € pour les montants inférieurs ou égaux à 150 € ; 30 € plus 10 % du montant supérieur à 150 €, pour les montants compris entre 150 € et 500 € ; 65 € plus 5 % du montant supérieur à 500 €, pour les montants supérieurs à 500 €, avec un plafond de 2 000 €. Le même droit à indemnisation s'applique à vous si nous vous devons de l'argent et que nous sommes en retard de paiement.

6.7 Modifications des tarifs. Nous nous réservons le droit de modifier nos tarifs. Les abonnés actuels en sont informés au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur de toute modification et sont libres de résilier leur abonnement avant cette date. Un tarif bloqué dans le cadre d'un programme (voir 2.3) reste inchangé pendant toute la durée prévue par les conditions de ce programme.

7. Votre droit de rétractation — 14 jours

7.1 Le présent contrat est conclu à distance ou en dehors de nos locaux commerciaux. Vous disposez donc d’un délai de 14 jours calendaires, à compter de la date de conclusion du contrat, pour vous rétracter sans avoir à justifier de motif et sans frais.

7.2 Pour exercer votre droit de rétractation, envoyez une déclaration claire à hello@o-lima.com, par e-mail ou via WhatsApp, avant l'expiration du délai de 14 jours. Vous pouvez utiliser le modèle de formulaire figurant en annexe, mais ce n'est pas obligatoire.

7.3 Si aucun travail n'a encore commencé, aucune somme n'est due, et toute somme déjà versée vous sera remboursée dans les 14 jours suivant la réception de votre demande de résiliation.

7.4 Si vous nous demandez expressément de commencer les travaux avant l'expiration du délai de 14 jours et que vous vous rétractez par la suite, vous devrez régler les travaux déjà effectués, au prorata de ce qui a été réalisé au moment de la rétractation. Cette demande expresse s'effectue en cochant la case correspondante avant le paiement.

7.5 Si, à votre demande expresse et après que vous ayez pris acte du fait que vous perdriez votre droit de rétractation, le service a été intégralement exécuté au cours des 14 jours, le droit de rétractation ne s'applique plus.

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8. Durée, annulation et résiliation‍ ‍

8.1 L'abonnement est mensuel, sans durée déterminée ni engagement minimum.

8.2 Chacune des parties peut résilier le contrat à tout moment par simple notification écrite — par e-mail ou via WhatsApp — sans préavis ni pénalité. ‍

8.3 La résiliation met fin à toute facturation future. Un mois déjà payé est maintenu jusqu'à son terme et n'est pas remboursé, car nous réservons et bloquons nos capacités pour vous pendant tout le mois. Cela n'affecte pas votre droit de rétractation prévu à l'article 7.

8.4 Nous pouvons suspendre ou résilier le service, après vous en avoir informé, en cas de non-paiement, de demandes illicites ou d'utilisation abusive du service rendant la relation contractuelle intenable.

9. Confidentialité et données à caractère personnel‍ ‍

9.1 Nous traitons toutes les informations que vous partagez — agenda, documents, données personnelles — de manière strictement confidentielle, conformément au RGPD (règlement (UE) 2016/679) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

9.2 Les données collectées sont utilisées exclusivement dans le but de fournir le service. Elles ne sont ni vendues ni communiquées à des tiers sans votre consentement explicite.

9.3 Notre politique de confidentialité complète est disponible à l'adresse https://www.o-lima.com/confidentiality-data-protection-policy. Elle précise les données que nous collectons, sur quelle base juridique, pendant combien de temps nous les conservons et comment exercer vos droits.

9.4 Pour fournir le service, nous utilisons un nombre limité d’outils tiers destinés à la planification, aux formulaires, au suivi des tâches et à la communication. Ces prestataires agissent uniquement selon nos instructions et exclusivement aux fins du service. La liste actuelle est disponible sur simple demande. Lorsqu’un prestataire traite des données en dehors de l’Espace économique européen, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place pour le transfert de ces données.

10. Responsabilité

10.1 Olima agit en tant que coordinateur et facilitateur, et s'engage à fournir le service avec soin et professionnalisme. Il s'agit d'une obligation de moyens et non de résultat : certains résultats dépendent de tiers sur lesquels nous n'avons aucun contrôle.

10.2 Nous ne sommes pas responsables des décisions que vous prenez sur la base des informations que nous vous transmettons, des retards ou de l'indisponibilité de prestataires tiers, ni des conséquences découlant d'informations inexactes ou incomplètes au moment où vous nous les avez communiquées.

10.3 Aucune disposition des présentes conditions n'exclut ni ne limite notre responsabilité en cas de fraude, de faute intentionnelle, de décès ou de préjudice corporel résultant de notre négligence, ni toute autre responsabilité qui ne peut être légalement exclue. Vos droits obligatoires en tant que consommateur en vertu de la législation belge ne sont pas affectés.

11. Réclamations et litiges

11.1 Veuillez d'abord nous contacter : hello@o-lima.com. Nous vous répondrons dans un délai de 2 jours ouvrés.

11.2 Si nous ne parvenons pas à trouver un accord à l'amiable, vous pouvez saisir gratuitement le Service belge de médiation des consommateurs :

Service de médiation pour les consommateurs / Consumentenombudsdienst

North Gate II — Boulevard du Roi Albert II, 8, boîte postale 1 — 1000 Bruxelles

contact@mediationconsommateur.be · +32 2 702 52 20 · mediationconsommateur.be

‍11.3 La plateforme de règlement en ligne des litiges (RLL) de la Commission européenne a cessé de fonctionner le 20 juillet 2025 et n'est plus accessible.

11.4 Les présentes conditions sont régies par le droit belge. Tout litige ne pouvant être réglé à l’amiable relève de la compétence des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles, sans préjudice des règles impératives en matière de protection des consommateurs qui vous confèrent le droit d’intenter une action devant d’autres juridictions.

12. Modifications apportées aux présentes conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes conditions, notamment pour tenir compte d'une modification du service ou de la législation. Les abonnés actuels sont informés par e-mail au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur de toute modification. Si vous n'acceptez pas cette modification, vous pouvez résilier votre abonnement avant cette date, sans frais. La version en vigueur est toujours celle publiée sur o-lima.com.

13. Autres

13.1 Si une clause venait à être déclarée nulle, les autres dispositions des présentes conditions resteraient en vigueur.

13.2 Le fait de ne pas faire valoir un droit à une occasion donnée ne signifie pas pour autant y renoncer.

13.3 Les présentes conditions sont rédigées en anglais et en français. Les deux versions font également foi et ont la même portée ; nous veillons à ce qu’elles soient cohérentes. Si une divergence venait néanmoins à être constatée, la formulation la plus favorable à la famille prévaudra, conformément à l’article VI.37 du Code belge du droit économique.

13.4 Version 1.0, en vigueur à compter de juin 2026.