Olima – Politique de confidentialité et de protection des données (Belgique)
Dernière mise à jour : décembre 2025
Chez Olima, la protection de la vie privée de votre famille est au cœur de notre mission.
Les familles nous confient des informations sensibles : leurs habitudes, leurs horaires, leurs préférences et des détails personnels, et nous prenons cette responsabilité très au sérieux.
Nous respectons le RGPD, la loi belge du 30 juillet 2018 et les meilleures pratiques du secteur afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données, qui ne sont utilisées que dans le but de faciliter la gestion de votre foyer.
Sources :
RGPD (Règlement (UE) 2016/679)
Autorité belge de protection des données (https://www.dataprotectionauthority.be)
Chambers Data Protection & Privacy – Belgique 2025 (2024, https://practiceguides.chambers.com/practice-guides/data-protection-privacy-2025/belgium).
1. Ce que couvre cette politique
Cette page explique :
Quelles données à caractère personnel collectons-nous ?
Comment et pourquoi nous l'utilisons
Comment nous assurons la sécurité
Vos droits en vertu de la législation belge et européenne
Comment nous contacter au sujet de la protection des données
Cette politique s'applique à tous les services Olima proposés en Belgique.
2. Les données que nous collectons
Nous ne collectons que les informations nécessaires à la fourniture de nos services. Il peut s'agir notamment :
Informations pratiques sur la vie quotidienne et le foyer
Noms et coordonnées
Agendas, emplois du temps, rendez-vous
Listes de tâches, réservations, préférences de voyage
Communication avec vous concernant les tâches
Informations concernant les enfants
Si votre service concerne l'organisation de la garde d'enfants ou la coordination scolaire, nous pouvons recevoir :
Prénoms
Horaires scolaires, modalités de ramassage
Calendriers des activités
Nous évitons de collecter toute information non nécessaire concernant les enfants.
Informations sensibles
Nous ne demandons pas de données sensibles (par exemple, des informations relatives à la santé).
Si vous choisissez de partager des informations pertinentes pour une tâche (par exemple, des besoins alimentaires ou des remarques concernant votre mobilité), nous ne les utiliserons que dans le cadre de cette tâche et uniquement avec votre consentement explicite.
3. Pourquoi nous collectons des données à caractère personnel
Nous traitons vos données uniquement à des fins qui servent les intérêts de votre famille, telles que :
Gérer l'organisation du foyer
Gestion des réservations et des courses
Synchronisation des calendriers
Vous tenir informé de l'avancement des tâches en cours
Améliorer la qualité et la fiabilité de nos services
Bases juridiques :
Exécution du contrat (base principale)
Consentement (lorsque cela est nécessaire pour les données sensibles)
Intérêt légitime (renforcement de la sécurité, optimisation des processus internes)
Sources : RGPD, articles 6 à 9 ; loi belge du 30 juillet 2018.
4. Comment nous assurons la sécurité de vos données
La confidentialité de vos données est assurée par un ensemble de mesures techniques et organisationnelles :
Systèmes sécurisés
Stockage chiffré
Communication cryptée (TLS/HTTPS)
Uniquement les appareils homologués
Aucune donnée n'est stockée sur les appareils personnels
Contrôle d'accès strict
Autorisations basées sur les rôles (« accès minimal »)
Authentification multifactorielle
Vérifications régulières des personnes autorisées à accéder au système
Confidentialité interne
Chaque membre de l'équipe Olima signe un accord de confidentialité strict
Formation obligatoire en matière de confidentialité et de sécurité
Sources : ER-VA UK (2024, « Comment partager des données en toute sécurité avec votre assistant virtuel »), OutsourceAccess (2024, « Comment les assistants virtuels garantissent la confidentialité »).
5. Qui a accès à vos données ?
Seuls les membres autorisés d'Olima qui ont besoin de ces informations pour vous aider dans la gestion de votre foyer peuvent y accéder.
Nous pouvons faire appel à des prestataires de services de confiance (par exemple, des services de stockage dans le cloud ou des outils de gestion d'agenda). Chacun d'entre eux doit respecter les normes du RGPD.
Si des données doivent être transférées en dehors de l'UE (ce qui est rare), cela ne se fera qu'avec des garanties légalement reconnues, telles que les clauses contractuelles types.
Source : Chapitre V du RGPD.
6. Combien de temps nous conservons vos données
Nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire :
Pendant la durée de votre contrat : utilisation active
À l'expiration de votre contrat : suppression dans un délai de 90 jours, sauf si vous demandez une suppression anticipée
Données de facturation : conservées pendant 7 ans, conformément à la législation fiscale belge
Source : Service public fédéral belge des Finances, 2024.
Vous pouvez demander la suppression de vos données à tout moment.
7. Vos droits
En vertu du RGPD et de la législation belge, vous pouvez :
Accédez à vos données
Corriger les informations erronées
Demander la suppression
Limiter le traitement ou s'y opposer
Retirer son consentement à tout moment
Demandez une copie de vos données
Les demandes sont traitées dans un délai de 30 jours.
Source : Directives de l'Agence belge de protection des données (https://www.dataprotectionauthority.be).
8. Violations de données
Si quelque chose menace votre vie privée, nous prenons cela très au sérieux.
Nous respectons les règles du RGPD en matière de gestion des incidents :
Nous évaluons et maîtrisons immédiatement le problème
Si nécessaire, nous en informons l'Autorité belge de protection des données dans un délai de 72 heures
Si cette violation de données est susceptible de vous exposer à un risque, nous vous en informons directement
Source : Agence belge de protection des données – « Notification des violations de données », 2024.
9. Cookies et analyse de site web
Si vous utilisez notre site web, nous pouvons être amenés à utiliser des cookies essentiels au bon fonctionnement du site.
Tout cookie d'analyse nécessitera votre consentement et sera présenté dans notre bannière relative aux cookies.
10. Comment nous contacter
Pour toute question ou demande relative à la confidentialité :
🏢 Olima SRL – Belgique
Vous pouvez également contacter l'Autorité belge de protection des données à l'adresse https://www.dataprotectionauthority.be.